Monitoring and Controlling

·        Controlling

1.      Controlling adalah proses dari mengawasi, membandingkan, dan memperbaiki kinerja kerja.

2.      Tujuan dari Controlling

Untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi sudah mengarah pada pencapaian tujuan organisasi

3.      Kenapa Controlling sangat penting?

Sebagai penghubung akhir dari fungsi manajemen:

a.      Planning : Controlling akan membiarkan manajer mengetahui apakah tujuan dan rencana mereka sesuai target dan tindakan apa yang akan diambil.

b.      Empowering Employees : System Pengawasan akan memberikan informasi dan masukkan kepada manajer terkait dengan kinerja pegawai.

c.      Protecting the workplace : Dengan adanya Controlling maka keamanan akan bertambah dan membantu untuk mengurangi gangguan dari tempat kerja.

4.      Control process : 3 langkah untuk mengukur kinerja actual, membandingkan kinerja actual berdasarkan standarisasi dan untuk mengambil tindakan manajerial yang dapat memperbaiki penyimpangan atau standar yang tidak memadai.

a.      Step 1 : Memastikan actual kinerja

-        How We Measure : pengamatan pribadi, laporan statistik, laporan lisan, dan laporan tertulis.

-        What We Measure : apa yang diukur mungkin lebih penting untuk proses kontrol daripada apa yang diukur.

b.      Step 2 : membandingkan kinerja actual dengan standarisasinya

-        Menentukan tingkat variasi antara kinerja aktual dan standar.

-        Range of Variation : parameter varians yang dapat diterima antara kinerja aktual dan standar.

c.      Step 3 : mengambil tindakan Manajerial

-        Immediate Corrective Action : tindakan korektif yang memperbaiki masalah sekaligus untuk mendapatkan kinerja kembali ke jalurnya.

-        Basic Corrective Action : tindakan korektif yang melihat bagaimana dan mengapa kinerja menyimpang sebelum mengoreksi sumber penyimpangan.

-        Revise The Standard : Jika kinerja konsisten melampaui tujuan, maka seorang manajer harus melihat apakah tujuannya terlalu mudah dan perlu ditingkatkan.

-        Manajer harus berhati-hati tentang merevisi standar.

5.      Organizational Performance

Performance : Hasil akhir dari sebuah aktivitas

Organizational Perfromance : hasil akumulasi dari semua aktivitas kerja organisasi.

a.      Ukuran Kinerja Organisasi

Productivity : jumlah barang atau jasa yang dihasilkan dibagi dengan input yang diperlukan untuk menghasilkan output tersebut.

-        Organizational Effectiveness : ukuran seberapa tepat sasaran organisasi dan seberapa baik tujuan tersebut dipenuhi.

6.      Controlling for Employee Performance

Disciplinary Actions : tindakan yang diambil oleh seorang manajer untuk menegakkan standar dan peraturan kerja organisasi.

-        Delivering Effective Perfomance Feedback : Manajer perlu memberikan umpan balik kepada karyawannya sehingga karyawan tahu di mana mereka berdiri dalam hal pekerjaan mereka.

7.      Tools for Measuring Organizational Performance

a.      Feed Forward Control : kontrol terjadi sebelum suatu aktivitas kerja selesai.

b.      Concurrent control : kontrol terjadi pada saat aktivitas kerja sedang dalam proses

c.      Management by walking around : istilah yang digunakan untuk menggambarkan kapan seorang manajer keluar di area kerja dan berinteraksi langsung dengan karyawan.

d.      Feedback control : kontrol yang dilakukan pada saat suatu aktivitas kerja sudah selesai